Minden növekvő vállalkozás előbb vagy utóbb ugyanazzal a problémával találja szembe magát. Az értékesítési adatok egy rendszerben vannak, az operatív információk egy másikban, a valós pénzügyi kép pedig egy táblázatban, amelyet valaki minden pénteken frissít. Ha őszinte választ szeretnél kapni arra a kérdésre, hogy valójában hogyan áll a vállalkozás, meg kell nyitnod négy különböző felületet, össze kell hasonlítanod két exportot, és reménykedned kell benne, hogy közben senki nem vétett hibát.
Mire végre összeáll a teljes kép, az adatok már el is avultak. Ilyenkor a döntések sokszor inkább megérzés alapján születnek. Nem azért, mert jobban bízunk a megérzéseinkben, mint az adatokban, hanem azért, mert a naprakész adatok összegyűjtése túl sok időt venne igénybe.
Ez a cikk nem azt állítja, hogy a táblázatok rosszak. Gyors számításokhoz vagy egyszerű listák kezeléséhez kiváló eszközök. A probléma ott kezdődik, amikor egy táblázat észrevétlenül a vállalkozás teljes riportolási rendszerének alapjává válik, anélkül hogy erről bárki tudatos döntést hozott volna. Egyszer csak megjelenik egy új munkalap, aztán még egy képlet, majd újabb és újabb kiegészítések következnek, végül a vállalkozás számainak nyomon követése önálló kisprojektté válik.
A táblázatok rejtett költségei
A táblázatok használata elsőre ingyenesnek tűnik. Nem kell külön szoftvert vásárolni, nem kell új embert felvenni és nem szükséges hosszú projektet elindítani. A csapat bármelyik tagja megnyithatja és elkezdheti használni. Pontosan ezért terjednek ilyen gyorsan és éppen ezért marad a valódi költségük sokáig láthatatlan.
Próbálj ki egy egyszerű tesztet. Kérdezz meg három embert a csapatodból, hogy hol található az adott hónap bevételi adata. Ha három különböző választ kapsz, vagy ugyanarra a kérdésre három eltérő szám érkezik, akkor már most is van egy megoldásra váró problémád.
6 mód, ahogyan a táblázatok észrevétlenül pénzt visznek el
1. Rengeteg idő megy el a manuális frissítésekre
Valakinek meg kell nyitnia az értékesítési rendszert, exportálnia kell az adatokat, meg kell tisztítania őket, majd be kell másolnia a központi táblázatba. Ezután ugyanezt végig kell csinálnia minden további adatforrással is. Ez nem egyszeri feladat, hanem egy folyamatosan visszatérő teher, amely hétről hétre jelentős időt vesz el a csapatból, amíg a vállalkozás táblázatokra épít. Ha ezt megszorzod azzal, hogy havonta hány riport készül újra a nulláról, az ingyenesnek tűnő eszköz valójában komoly bérköltséget jelent.
2. Hibák, amelyeket senki sem vesz észre
Egy véletlenül felülírt képlet, egy olyan cella, amelybe valaki kézzel illesztett be egy értéket vagy egy rendezés közben elcsúszott sor. Ezek a hibák könnyen becsúsznak és ami még nagyobb gond, hogy sokszor észrevétlenek is maradnak. A táblázat ugyanis nem figyelmeztet arra ha valami nincs rendben. Egyszerűen rossz számot mutat, a csapat többi tagja pedig jóhiszeműen ezekre az adatokra támaszkodik.
3. Senki sem tudja, melyik az aktuális verzió
Amint egy táblázat e-mailben kezd körbejárni, több példány készül belőle, és többen egymástól függetlenül szerkesztik, a verziók gyorsan követhetetlenné válnak. A „Q2 végleges”, a „Q2 végleges v2” vagy a „Q2 végleges v2 jó” elnevezések nem egy jól szervezett rendszer részei. Inkább azt mutatják, hogy senki sem tudja teljes bizonyossággal, melyik fájl tartalmazza a legfrissebb adatokat.
4. A döntések elavult adatokra épülnek
Ha egy táblázat frissítése fél napot vesz igénybe és erre csak hetente egyszer kerül sor, akkor a közben meghozott döntések már eleve elavult információkra épülnek. Egy gyorsan működő vállalkozásnál akár egyhetes lemaradás is elég ahhoz, hogy a cash flow, a készletszint vagy az értékesítési csatornák teljesítménye már ne tükrözze a valós helyzetet. Ahogy a cég növekszik és egyre több feladat jelenik meg, ez a lemaradás általában tovább nő.
5. Csak egyetlen ember érti a működését
Az összetettebb táblázatoknak szinte mindig van egy gazdájuk. Ő az, aki pontosan tudja, melyik munkalap melyik képletre épül, honnan érkeznek az adatok és miért szerepel egy adott cellában kézzel beírt érték. Ha ez az ember szabadságra megy, megbetegszik vagy elhagyja a céget, a többiek egy olyan fájllal maradnak, amelyet nem értenek teljesen, ezért nem is mernek hozzányúlni.
6. Nem tud együtt növekedni a vállalkozással
Ami egy 5-fős vállalkozásnál még egyszerűen kezelhető, az 15-fős csapatnál már egyre több nehézséget okoz, 50 fő felett pedig gyakran teljesen kezelhetetlenné válik. Ahogy nő a termékek száma, bővül a csapat, új telephelyek jelennek meg és egyre több adatforrást kell összekapcsolni, úgy nő a manuális munka mennyisége és a hibák esélye is. Éppen akkor, amikor a pontos számoknak a legnagyobb jelentőségük lenne.
Mit változtat meg valójában egy dashboard?
Egy jól felépített dashboard-rendszer nemcsak átláthatóbbá teszi az adatokat. Megszünteti a manuális riportkészítés legidőigényesebb részét. Az adatforrások egyszer kapcsolódnak össze egy egységes, strukturált adatrétegben és innentől minden riport ugyanabból az élő adatforrásból dolgozik, nem kézzel másolt pillanatképekből.
Ennek több kézzelfogható előnye is van. Az adatok automatikusan frissülnek, így mindig az aktuális állapotot látod, nem a múlt pénteki számokat. A csapat minden tagja ugyanazokkal az adatokkal dolgozik, mert csak egyetlen hiteles verzió létezik. Ami korábban órákig tartó exportálásból és másolgatásból állt, az automatikusan elküldhető e-mailben, pontosan olyan gyakorisággal, amilyenre szükséged van.
Mindez nem jelenti azt, hogy le kell cserélni a már bevált rendszereket. Elég megfelelően összekapcsolni őket, hogy az adatok automatikusan áramoljanak a rendszerek között, emberi beavatkozás nélkül.
Mikor érdemes váltani?
Egy dashboard nem minden vállalkozás számára az első lépés. Egy kétfős csapat, amely csak néhány ügyfelet kezel, valószínűleg még jól működik táblázatokkal is. Vannak azonban egyértelmű jelek, amelyek arra utalnak, hogy eljött a váltás ideje.
- A csapat minden héten órákat tölt riportok kézi összeállításával.
- Egy fontos szám már volt hibás anélkül, hogy ezt bárki időben észrevette volna.
- Ugyanannak az adatnak több különböző „végleges” verziója is létezik.
- A döntések rendszeresen késnek, mert senki nem tud gyorsan megbízható adatot adni.
- A vállalkozás annyira megnőtt, hogy egyetlen ember felel a teljes riportolási rendszer működéséért.
Ha ezek közül kettő vagy több igaz a vállalkozásodra, akkor jó eséllyel a jelenlegi manuális megoldás már most is többe kerül, mint egy megfelelően felépített dashboard-rendszer.
A táblázatok önmagukban nem jelentenek problémát. Egyszerű feladatokra kiváló eszközök. Amikor azonban egy vállalkozás teljes működése rájuk épül, könnyen szűk keresztmetszetté válnak.
A Kocsis IT Solutionsnél olyan adatkapcsolatokat és dashboardokat építünk, amelyek egyetlen naprakész és megbízható rendszerbe fogják össze a különböző adatforrásokat. Így a döntések mindig a valós adatokra épülhetnek, nem egy múlt héten manuálisan frissített táblázatra.
