A legtöbb vállalkozó pontosan tudja, hogy túl sok időt tölt olyan feladatokkal, amelyek nem igényelnék a figyelmét. Csak épp a napi rohanásban sosem kerül sor arra, hogy valóban nekiálljanak.
Az automatizáláshoz nincs szükség nagyvállalati IT-büdzsére vagy dedikált fejlesztői csapatra. Meglepően sok, hetente órákat felemésztő feladat viszonylag kevés ráfordítással automatizálható. Íme a hét leggyakoribb ezek közül és hogy néznek ki a gyakorlatban az automatizált változataik.
Mit jelent egyáltalán egy feladat automatizálása?
Mielőtt belevágnánk a listába, érdemes tisztázni, mit értünk automatizálás alatt KKV-szinten. Nem arról van szó, hogy felváltjuk a csapatot vagy összetett AI-rendszereket telepítünk. Az automatizálás lényege: a kiszámítható, ismétlődő műveletek emberi beavatkozás nélkül zajlanak le.
Ha rendszeresen ugyanolyan típusú e-maileket küldünk, ugyanazokat az adatokat visszük be több helyre vagy mindig ugyanazokat a számokat húzzuk össze egy jelentésbe, ott szinte biztosan van lehetőség arra, hogy egy gép gyorsabban, megbízhatóbban végezze el ezeket.
7 feladat, amit érdemes automatizálni
1. Számlázás és fizetési emlékeztetők
A lejárt számlákat hajszolni az egyik legtöbb időt felemésztő, egyben legkényelmetlenebb része egy kisvállalkozás működtetésének. Ráadásul ez az a terület, amelyet a napi ügyfélmunka nyomása alatt a legkönnyebb háttérbe szorítani, miközben a pénzforgalom csendben szenved.
A számlázási folyamat automatizálásával a számlák egy előre meghatározott ütemterv szerint mennek ki, az emlékeztetők pedig automatikusan érkeznek a beállított időpontokban: három nappal a határidő előtt, a lejárat napján, egy héttel utána. Az emlékeztető hangvétele is fokozatosan igazítható: az első finomabb, a következő határozottabb. Mindez nem igényel figyelmet addig, amíg valóban személyes közbeavatkozásra nincs szükség.
Ha most kézzel állítod ki a számlákat és manuálisan küldöd az emlékeztetőket, ez valószínűleg a legnagyobb megtérülést hozó automatizálási lépés, amelyet ma megtehetnél.
2. Beérkező megkeresések megválaszolása
Mi történik, ha valaki kitölti a kapcsolati űrlapot vagy küld egy általános érdeklődő e-mailt? A legtöbb vállalkozásnál ez az üzenet csak vár a beérkező levelek mappájában, amíg valaki észreveszi és kézzel megválaszolja.
A kutatások következetesen azt mutatják, hogy a válaszidő az egyik legerősebb előrejelzője annak, hogy egy érdeklődőből ügyfél lesz-e. Aki néhány órán belül nem kap visszajelzést, az sok esetben máshova fordul.
Egy automatizált rendszer azonnal visszaigazolhatja a megkeresést, megerősítheti a beérkezést és egyértelművé teheti, mikor számíthat érdemi válaszra. Ha a szolgáltatásaid kategorizálva vannak, az üzenetet a megfelelő személynek is irányíthatja vagy előkészíthet egy sablonos első választ. Az ember természetesen továbbra is kezeli a valódi párbeszédet, a gép csak azt biztosítja, hogy senki ne érezze magát figyelmen kívül hagyva, amíg vár.
3. Megbeszélések egyeztetése
Időpontot egyeztetni látszólag pár perc, de összeadva hetente meglepően sok időt visz el. „Ráérsz csütörtökön?" „Csütörtök nem jó, péntek?" „Péntek rendben, délelőtt vagy délután?" Minimum öt e-mail, sokszor több, mindezt egy félórás megbeszélésért.
Naptárhoz csatlakozó ütemező eszközök ezt teljesen kiiktatják. Megadod a linket, a másik fél kiválaszt egy neki megfelelő időpontot és a találkozó azonnal megjelenik mindkét naptárban. Nincs oda-vissza levélváltás, nincs dupla foglalás, nincs kézi visszajelzés.
Ez nagyon rövid idő alatt beállítható és már az első héten megtérül.
4. Közösségi média posztok közzététele
A közösségi média posztolása azért szokott rendszertelen lenni, mert gyakran elfelejtődik. Megírod a tartalmat, összerakod a szöveget, majd minden platformra külön be kell lépni és közzétenni. Ha több csatornát kezelsz, ez tud fejfájást okozni.
Ütemező eszközzel előkészítheted a posztokat és beállíthatod mikor jelenjenek meg, minden platformon egyszerre. A tartalom létrehozása természetesen emberi munkát igényel. A közzétételhez viszont nem kell senki.
A gyakorlati eredmény: következetesebb posztolási ritmus, a napi kézi munka terhe nélkül.
5. Rendszeres jelentések összeállítása
A legtöbb vállalkozás nagyjából ugyanazokat a számokat figyeli hetente vagy havonta: bevétel, kintlévőségek, új érdeklődők, weboldal-forgalom, közösségi média teljesítmény. Ezekből egy riportot összerakni általában azt jelenti, hogy megnyitsz több eszközt, kézzel húzod össze az adatokat egy helyre, ami legtöbbször egy táblázat vagy egy e-mail.
Ez egy tökéletes példa az automatizálásra, mert a riport szerkezete szinte soha nem változik. Csak a számok változnak. Egy automatizált riport lekérheti az adatokat a csatlakoztatott forrásokból, egyforma formátumban összerakja és eljuttatja azoknak, akiknek szükségük van rá, anélkül hogy bárki kézzel hozzányúlna.
Amit ezzel nyersz, nem csupán visszakapott idő. Megszűnik egy visszatérő feladat, amely rendszeresen csúszik, késve készül el vagy zsúfolt időszakokban teljesen kimarad.
6. Kiadások nyomon követése és számlák rögzítése
Hónap végén sokan ugyanolyan helyzetben találják magukat: e-maileket, papírszámlákat és banki kivonatokat böngésznek, hogy összerakják hova ment a pénz.
Egy automatizált kiadáskövetési folyamat itt nagyon hasznos lehet. Telefonnal lefotózott blokkokat a rendszer azonnal feldolgozza és rögzíti. A visszatérő kiadások emberi beavatkozás nélkül kerülnek a megfelelő kategóriába. Mire a könyvelőnek szüksége van a számokra, azok már rendezetten várják.
Az ellenőrzést ez sem váltja ki, de megszűnik az utólagos visszafejtés, ami jelentősen elősegíti a hónap végi könyvelést.
7. Munkavállalók be- és kiléptetése
Minden új tagnál lefut ugyanaz a lista: fiókok létrehozása, belépési anyagok elküldése, képzések kiosztása, hozzáférések beállítása, érintett csapatok értesítése. Kézzel ez órákat vesz igénybe és könnyen maradnak ki lépések vagy csúsznak el határidők.
A beléptetési folyamat automatizálásával egy kiváltó esemény, például egy elfogadott ajánlat vagy megerősített kezdési dátum, elindít egy munkafolyamatot, amely az ismétlődő lépéseket egyenként kezeli anélkül, hogy bárki koordinálná őket. Ugyanez vonatkozik a kiléptetésre is, ahol a kihagyott lépések valós biztonsági és megfelelőségi kockázatot jelentenek.
Minél többször veszel fel új munkatársat vagy szervezed át a csapatot, annál hasznosabb lehet számodra ez a funkció.
Hol érdemes elkezdeni?
A fenti feladatok elég általánosak ahhoz, hogy a legtöbb vállalkozó legalább kettőt-hármat azonnal felismerjen köztük. Ez azonban nem azt jelenti, hogy egyszerre mindent automatizálni kell.
A legjobb kiindulópont az a feladat, amely a legtöbb idődet veszi el, a legtöbb súrlódást okozza vagy a leggyakrabban fullad kudarcba. Egy dolgot jól automatizálni többet ér, mint öt dolgot félig. Kezd azzal, ami a legjobban lassít, ellenőrizd, hogy működik és utána haladj tovább.
Az automatizálás értéke nem a technológiában rejlik, hanem abban, hogy visszakapod az idődet és oda fordíthatod, ahol valóban szükség van a döntéseidre.
Ha nem tudod, hol kezdj hozzá vagy nem vagy biztos benne, mi automatizálható a te vállalkozásodban, pontosan ezt a fajta feltárást végezzük el a Kocsis IT Solutions-nél. Megnézzük, hogyan működik jelenleg a vállalkozásod, azonosítjuk a legnagyobb értékű automatizálási lehetőségeket és felépítjük vagy konfiguráljuk a szükséges rendszereket.